Müşteri verilerini içe ve dışa aktarma

Verileri içe aktarma:

Kişi ve şirket bilgilerini bir CSV'den Freshdesk hesabınıza aktarabilirsiniz. Müşteri verilerini içe aktarmak, veritabanınızda kolaylıkla toplu güncellemeler ve eklemeler yapmanızı sağlar.

Ayrıca hem kişilerde hem de şirketlerde sahip olduğunuz tüm özel alanları da içe aktarabilirsiniz.

Verileri içe aktarmadan önce, CSV dosyasının şu yönergelere uyduğundan emin olun:

CSV dosyasının ilk satırı Ad, E-posta, Unvan gibi alan adlarını içeren sütun başlığıdır.

CSV dosyası Ad ve E-posta adresi veya Ad ve Telefon numarası içermelidir, bu olmadan kişiler içe aktarılmayacaktır.

E-posta adresi ve URL doğru formatta olmalıdır. (Örnek - sample@freshdesk.com ve http://freshdesk.com/ veya https://freshdesk.com/)

E-posta adresinin benzersiz bir tanımlayıcı olduğunu lütfen unutmayın. Bu, sağlanan e-posta adresi farklı olduğu sürece aynı ada sahip birden fazla kişiye sahip olmanıza olanak tanır. Ayrıca, CSV dosyası Freshdesk'te mevcut bir kişinin e-posta adresini içeriyorsa, içe aktarma işleminin mevcut kişinin üzerine yazılacağını lütfen unutmayın.

Bir kişiyle ilişkili birden fazla e-posta adresiniz varsa, veri aktarımının düzgün bir şekilde tamamlandığından emin olmak için lütfen aşağıdaki ekran görüntüsünde verilen biçimi kullanın. Bir kişi için 1 birincil e-posta dışında 9 adede kadar ikincil e-posta ekleyebilir ve bir kişinin kendisiyle ilişkili 10 e-postaya sahip olmasına izin verebilirsiniz.

Freshdesk'teki telefon kanalının telefon numaralarınızı tanıması için ülke kodunu açıkça belirtmelisiniz. Örneğin, 4088481234 veya 408-848-1234 Freshdesk'e aktarmadan önce CSV dosyanızda +14088481234 olarak yazılmalıdır.

Bir kişiyi bir şirketle ilişkilendirmeniz ve kişinin bu şirkete ait tüm destek taleplerini görüntülemesini sağlamanız gerekiyorsa ('Bu kişinin bu şirketin tüm destek taleplerini görüntülemesine izin ver' alanı aracılığıyla), bu alanın ve değerinin içe aktarma dosyasında aktarıldığından emin olun.

Bir kişiyle ilişkili birden fazla şirketiniz varsa, veri aktarımının düzgün bir şekilde tamamlandığından emin olmak için lütfen aşağıdaki ekran görüntüsünde verilen biçimi kullanın. Müşteriler artık şirketten gelen tüm biletleri görmek için her şirket için evet || hayır || evet gönderebilirler. (Bu özellik yalnızca bir kişi birden fazla şirket özelliğini etkinleştirdiyseniz kullanılabilir).

Bir açılır alanın değeri yalnızca yardım masasında söz konusu alan için mevcut olan seçenekler olmalıdır.

Kişilerin ve şirketlerin mevcut ayrıntıları, içe aktarma işleminden sonra üzerine yazılacak/güncellenecektir.

Bir onay kutusu alanı yalnızca evet veya hayır kabul eder. İçe aktarma sırasında karşılaşılan diğer tüm değerler hayır olarak kabul edilecektir.

Birden fazla etiket içeren bir etiket alanınız varsa, her etiket virgülle ayrılmalıdır.

Lütfen CSV dosyanızın UTF-8 formatında olduğundan ve ilk satırın başlık bilgilerini içerdiğinden emin olun (örnek: isim, e-posta, telefon vb.)

CSV'deki şirket sütunundaki ilk şirket, o kişi için birincil şirket haline getirilecektir.

Müşteri verilerini yardım masanıza aktarmak için:

Kişiler > İçe Aktar düğmesine gidin. Şirketleri içe aktarmak için Şirketler sayfasındaki aynı düğmeyi kullanın (sayfanın sol üst köşesindeki hamburger simgesinden erişilebilir).

Dosya Yükle'ye tıklayın. CSV dosyasının bilgisayarınızda bulunduğu yere gidin ve dosyayı seçin.

CSV dosyanızda özel alanlarınız varsa, içe aktarmadan önce bu alanların Freshdesk'e eklendiğinden emin olun. Özel alanlar eklemek için Yönetici > Destek İşlemleri > Müşteri Alanları bölümüne gidin.

Bilgileri eşleştirdikten sonra, İçe Aktar düğmesine tıklayın ve Freshdesk'in verileri içe aktarmayı bitirmesini bekleyin. Bu işlem birkaç dakikadan fazla sürmeyecektir.

Müşterinin şirket bilgilerini içe aktarmak istiyorsanız, CSV'nize bir şirket sütunu eklemeniz gerekecektir. CSV'deki şirket adı yardım masanızda mevcut değilse, yeni bir şirket oluşturulacaktır.

Kişileri toplu olarak içe aktarmaya çalışıyorsanız, yapılandırma için CSV'nizde kullanabileceğiniz çeşitli saat dilimleri ve diller için bu makaleye başvurabilirsiniz.

İşiniz bittiğinde, içe aktarma işleminin durumu hakkında bir e-posta alacaksınız. Yukarıda listelenen yönergelere uymayan alanların içe aktarımı başarısız olacaktır. Başarısız satırlar durum e-postasına bir CSV dosyası olarak eklenecek ve başarısızlığın nedenini içerecektir.

Kişilerinizi başarılı bir şekilde içe aktarmak için Freshdesk hesabınızda en az 10 bilet olması gerekir.

Verileri Dışa Aktarma:

Müşteri verilerinizi istediğiniz zaman CSV dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz. Dışa aktarmaya başlamak için:

Yardım masanızdaki Kişiler sekmesine gidin.

Dışa aktarmak istediğiniz alanları seçin.

Dışa Aktar'a tıklayın.

Seçtiğiniz tüm verileri içeren bir dosya Yönetici> Hesaplar dışa aktarma bölümünden indirilebilir

Yardım masanızdan daha önce dışa aktarılan verileri görüntülemek için lütfen Yönetici > Hesap dışa aktarımları bölümüne gidin. Buradan dışa aktarma geçmişini görebilirsiniz.

Ayrıca indirme işlemlerinin ilerleyişini görebilir ve dosyayı doğrudan bu sayfadan indirebilirsiniz.

Ayrıntılar düğmesine tıkladığınızda, dışa aktarımla ilgili ayrıntılar sağlayan bir pencere açılır. Temsilci, seçilen zaman aralığı, bilet alanları, iletişim alanları, şirket alanları ve diğer bilgiler gibi bilgileri buradan kolayca görebilir.

İletişim sayfasının sol köşesinden Şirketler seçeneğine tıklayarak (hamburger simgesini kullanarak) ve ardından aynı prosedürü izleyerek şirket bilgilerini dışa aktarabilirsiniz

Her bir kişi için eklenen etiketlere göre dışa aktarma şu anda bir seçenek değildir. Kullanıcı arayüzü üzerinden filtrelenebilir, ancak dışa aktarıldığında, yalnızca seçilen etiketle ilişkili kişiler değil, tüm kişi listesi dışa aktarılacaktır.

Örnek bir dosya oluşturma: Tüm alanların (varsayılan ve özel) CSV içe aktarma dosyanızda mevcut olduğundan emin olmak için, örnek bir Kişiler/Şirketler dışa aktarımını tetikleyebilir, dosyayı düzenleyebilir ve ardından içe aktarma işleminiz için bu dosyayı kullanabilirsiniz.