Kanban Nedir?
Kanban, bir süreç boyunca ilerleyen işleri yönetmek için kullanılan görsel bir sistemdir. Kanban, süreci (iş akışını) ve bu süreçten geçen gerçek işi görselleştirir. Kanban'ın amacı, süreçteki potansiyel darboğazları tespit etmek ve bunları düzeltmektir, böylece iş bu darboğazlardan maliyet etkin bir şekilde, optimum hızda veya iş hacminde akabilir. Döngü süresini kademeli olarak azaltmak ve operasyonlarınızı iyileştirmek için Kanban'ı kullanabilirsiniz. Biletler ve hizmet talepleri için Kanban Panosu, aşağıda listelenen çeşitli şekillerde size yardımcı olur.
Biletler ve hizmet talepleri için Kanban panosunu nasıl kullanabilirsiniz?
Akışınızı görselleştirin - Bir kuruluşun şu anda iş veya hizmet sunmak için kullandığı süreç adımlarının bütünsel görünümü. Biletlerin durumu, her adımda devam eden işi gösteren önemli bir rol oynar.
Devam eden işleri sınırlandırın - Devam eden işleri sınırlandırmak, ekibinizi yeni destek talepleri almadan önce eldeki destek taleplerini tamamlamaya teşvik eder. Bu nedenle, ekibin ek destek talepleri alabilmesi için sistemde kapasite yaratmak amacıyla halihazırda devam eden destek talepleri tamamlanmalı ve tamamlandı olarak işaretlenmelidir.
Akışı Yönetin - Kanban panosu, işin baştan sona ne kadar hızlı ilerlediğini etkiler (bazıları buna değer akışı der). Kanban, ekibinizin sistemi analiz etmesine ve her bir iş parçasını tamamlamak için gereken süreyi (çözüm süresi) azaltmak üzere akışı iyileştirecek ayarlamalar yapmasına yardımcı olur.
İşinizi gözlemleme ve darboğazları çözme / ortadan kaldırma sürecinin hayati bir yönü, ara bekleme durumlarına bakmak ve iş öğelerinin bu "teslim aşamalarında" ne kadar kaldığını görmektir. Tamamlanma sürelerini güvenilir bir şekilde tahmin etme becerisini geliştirmek, bir Kanban sistemi uygulamanın büyük bir parçasıdır.
Süreç Politikalarını Açıkça Belirleyin - Açık politikalara örnek olarak, bir bilet çözüldüğünde/kapatıldığında bireysel sütunların açıklaması verilebilir. Kurallar açıkça tanımlanmalı ve pano sütununun üstünde görselleştirilmelidir.
Geri Bildirim Döngüleri Uygulayın - Geri bildirim döngüleri her türlü ses sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. Erken geri bildirim alma fikri, özellikle de işinizde yanlış yoldaysanız, sonuçta müşteriye mümkün olan en kısa sürede örnek sonuçlar ve doğru ürün veya hizmet sunmak için çok önemlidir.
İşbirliğiyle İyileştirin, Deneysel Olarak Geliştirin (bilimsel yöntemi kullanarak) - Yaptığınız her değişikliğin etkisi, Kanban sisteminizin size sağladığı çeşitli sinyaller kullanılarak gözlemlenebilir ve ölçülebilir. Bu sinyalleri kullanarak, bir değişikliğin gelişmenize yardımcı olup olmadığını değerlendirebilir ve onu koruyup korumayacağınıza veya başka bir şey deneyip denemeyeceğinize karar verebilirsiniz. Kanban sistemleri, sisteminizin performans verilerinin çoğunu toplamanıza yardımcı olur.
Biletler ve hizmet talepleri için Kanban panosu
Kanban panosu, duruma göre (varsayılan ve özel) sütunlarda düzenlenmiş destek talepleri ve hizmet taleplerinden oluşur. Biletlerin sıralanması, bilet oluşturma tarihine göre yapılır. Farklı destek talebi kategorilerine göre birden fazla pano oluşturulabilir ve temsilciler ve gruplarla paylaşılabilir. Kanban panosu ile çözüm sürenizi kısaltabilir, öngörülebilirliği ve hizmet kalitesini artırmaya yardımcı olabilirsiniz.
Kanban panoları yardımcı olabilir:
Biletleri ve hizmet taleplerini görselleştirmek
Temsilcinin etkinliğini ve üretkenliğini artırmak
ekipler ve bireyler için daha iyi görünürlüğe sahip olmak için yönetici / süpervizör
Bilet görünümünüzden Kanban görünümüne kolayca geçebilirsiniz. durum olarak tanımlanmış sütunlarla. Varsayılan olarak, Panom kullanılabilir olacaktır; kullanıcılar bu panoyu düzenleyemez. Ancak, kendi panolarını oluşturabilir ve görünürlüğü ayarlayabilirler.
Pano nasıl oluşturulur?
Sayfanın sol tarafındaki hamburger menü aracılığıyla kolayca yeni bir pano oluşturulabilir. Yeni panoya tıklayabilir, bir ad verebilir ve pano için özel veya paylaşılan görünürlüğü seçebilirsiniz.
Ayrıca temsilci, grup, zamana göre vade, durum, öncelik seviyesi gibi filtreler de uygulayabilirsiniz. İstenilen filtre seçildikten sonra, görünümü kaydederek filtre kategorisine göre başka bir pano oluşturabilirsiniz. Hesap ve kullanıcı düzeyinde yapılan pano sayısında herhangi bir kısıtlama yoktur.
Kanban panosu destek taleplerinin önceliklendirilmesine nasıl yardımcı olur?
Bir temsilci, her bir sütun içinde ve özelliğe göre biletleri kolayca sıralayabilir. Temsilci, destek taleplerini bir sütundan diğerine taşıyabilir (Esasen sürükle ve bırak yoluyla destek talebinin durumunu değiştirir.) Temsilci, bir destek talebi kartını bir sütundan alabilir ve temsilcinin/ekibin önceliklendirmesine göre başka bir sütunda belirli bir yere koyabilir. Temsilci ayrıca temsilci/ekip önceliğini belirlemek için biletleri bir sütun içinde yukarıdan aşağıya taşıyabilir.
Her kart bir bileti temsil eder; temsilciler karttaki konu, öncelik seviyesi, durum, atanmış temsilci/grup vb. gibi bilet bilgilerinin kuş bakışı bir görünümünü elde edebilirler. Temsilci ayrıca karttaki öncelik seviyesini ve durumu değiştirebilir.
Temsilcilerin bilgileri tam olarak anlayabilmesi için konu satırı kesilmeyecektir. Müşteri temsilcisi bilet hakkında daha fazla bilgi almak için karta tıklayabilir. İleri ve geri ile bilet özeti aynı sayfada kaydırıcı olarak açılacaktır. Temsilci yanıt vermek veya not eklemek isterse, bilet daha fazla etkinlik için yeni sekmede açılacaktır.
Ayrıca, müşteri temsilcisi yeni bir destek talebi almadan önce halihazırda devam etmekte olan destek taleplerinin tamamlanmasını sağlamak için bir sütun sınırı da belirleyebilirsiniz. Temsilci sütun sınırını tanımlayabilir. Sütundaki destek talebi sayısı eşiği aştığında temsilci sütunun vurgulandığını görecektir.
