Destek E-posta Adresinizi Kurma

Uygulanabilir Planlar:Başlangıç Büyüme Pro Kurumsal

Freshservice ile kaydolduktan sonra yapmanız gereken ilk şey, çalışanlarınızdan gelen talepleri almaya başlamaktır. Bunu yapmanın en yaygın yolu, kullanıcılarınızın biletlerini açabileceği ve hizmet taleplerini iletebileceği bir destek e-posta adresi kurmaktır. 

Varsayılan olarak, Freshservice hesabınız, support@yourcompany.freshservice.com gibi görünen bir varsayılan adresle birlikte gelir. Bu adrese gönderilen her e-posta otomatik olarak Freshservice içinde bir bilete dönüşür.
Kendi özel destek e-postanızı (örneğin; help@yourcompany.com) ana destek e-postanız olarak ayarlayabilir ve hatta belirli gruplar için ayrı e-posta adresleri ekleyebilirsiniz. Yönetilen Hizmet Sağlayıcısı (Managed Service Provider) iseniz, MSP moduna geçebilir ve şirketler için ayrı e-posta adresleri ekleyebilirsiniz. 

Bunu yapmak için şirketinizin iletişim e-postasına erişiminizin olması ve Freshservice ile şeyleri kurmak için birkaç dakikaya ihtiyacınız olacaktır. 

A.Destek E-posta Adresinizi Kurma Hızlı Rehberi 

1. Freshservice'de destek e-posta kutunuzu kurma 

•  Freshservice hesabınıza giriş yapın. 
• Yönetici sekmesine gidin ve Kanallar -> E-posta Ayarları ve Posta Kutuları seçeneğine tıklayın. 
  Hesabınız birden fazla iş alanı içeriyorsa, Yönetici > (İş Alanı Adı) > Kanallar -> E-posta Ayarları ve Posta Kutuları yolunu izleyebilirsiniz. 
• Genel Destek E-postaları altında, düzenlemek istediğiniz birincil hizmet masası adresine tıklayın. Ayrıca birden fazla destek e-posta adresi oluşturmak için Yeni E-posta Ayarları'na tıklayabilirsiniz. 
• Destek e-postanıza bir ad verin (örneğin; Şirketim Yardım Masası). Bu, müşterilerinizin yanıt e-postalarınızda gördüğü "Kimden" adı olacaktır. 
• Destek e-posta adresinizi girin. Bu aynı zamanda hizmet masanızdan gönderdiğiniz e-postalar için yanıt adresi olacaktır. 
• Yeni e-posta yapılandırmanızı kaydedin. 

2. E-postanızı doğrulayın ve yönlendirme kurallarını ayarlayın 

• Yardım masanızdan gelen e-postayla belirlediğiniz e-posta adresine bir doğrulama e-postası alacaksınız. 
• E-postadaki doğrulama bağlantısına tıklayarak e-postanızı onaylayın. Bağlantıyı kopyalayıp tarayıcınıza yapıştırabilirsiniz. 
• Gelen e-postaları Freshservice belirtilen e-posta adresine yönlendirmek için e-posta kutunuzda bir kural oluşturun (support@yourcompany.freshservice.com). 

3. Teslim edilebilirliği artırmak için SPF kaydı oluşturun 

• Bazen Freshservice aracılığıyla gönderdiğiniz e-postaları alan kişinin posta sunucusu bu e-postaları SPAM olarak işaretleyebilir. Bu durum, henüz freshservice.com'un adınız adına e-posta göndermeye "yetkilendirmediğiniz" anlamına gelir. E-postalarınızın doğru bir şekilde iletilmesini sağlamak için DNS sunucularınızda bir SPF (Gönderen Politika Çerçevesi) kaydı oluşturmanız gerekmektedir.
  

DNS Zone dosyanızda email.freshservice.com'u içeren bir SPF kaydı oluşturun. SPF kayıtları hakkında daha fazla bilgi edinmek için buraya göz atabilirsiniz. 

BCC e-posta eklemek 

Üst düzey yönetim, destekle ilgili neler olduğunu bilmek isteyebilir, ancak destek ekibi olarak eklenmek istemezler. Bu e-posta adreslerini destek posta kutusu ayarları sırasında BCC olarak ekleyebilirsiniz. 

BCC ayarlama hakkında hızlı rehber 

• Yönetici olarak destek portalınıza giriş yapın. 
• Kanallar -> Diğer Kanallar'a gidin. 
• Hesabınız birden fazla iş alanı içeriyorsa, Yönetici > (İş Alanı Adı) > Kanallar -> Diğer Kanallar yolunu izleyebilirsiniz. 
• Diğer Kanallar'da Destek Portalını seçin. 
  
• Destek e-postalarının üzerindeki BCC ekle bağlantısına tıklayın. 
• BCC olarak eklemek istediğiniz tüm e-posta adreslerini virgülle ayırarak yazın.
• Kaydet'e tıklayın ve BCC e-posta adresleri hemen eklenir. 

Özel bir gelen kutusundan e-postaları destek portalınıza iletmek 

Bazen müşterileriniz destek temsilcilerinize doğrudan e-posta gönderebilir veya destek biletlerine dönüştürülmesi gereken e-postalarınızı içeren bir gelen kutusunuz olabilir. Bunları destek e-posta adresinize sadece bunları ileterek yapabilirsiniz. Onaylanmış bir temsilcinin e-posta adresinden iletilen biletler, e-postayı temsilciye gönderen müşterinin adıyla oluşturulacaktır. Ancak bir gelen kutusundan mevcut e-postaları (bu gelen kutusu bir temsilciyle ilişkilendirilmemişse) ilettiğinizde, talep eden, gelen kutusu olacak ve biletin zaman damgası e-postanın iletilme zamanı olacaktır. 

Not: Lütfen e-postaları biletlere dönüştürmek için bir Grup E-postası kullanmayın. Gmail ve birkaç diğer sağlayıcı, e-postalar grup e-postalarına gönderildiğinde e-posta bildirimlerini bastırır. Bazen biletler oluşturulmaz ve bu hakkında kayıt olmaz. 

Ayrıca, Freshservice'e yapılandırdığınız gelen kutularından birinden diğerine (veya yapılandırılmış gelen kutularından biri CC'de ise) gönderilen bir e-posta, bilet oluşturulmaz. E-posta döngüsünü önlemek için bu yapılmıştır. Bu nedenle her zaman bilet oluşturmak için e-postaları destek adresine iletmek daha iyi bir fikirdir. 

Exchange/Office 365 Müşterileri için: 

Microsoft kuralları, e-postaların "yeniden yönlendirileceğini" belirtir. 

Paylaşılan gelen kutusunun özelliklerini kontrol edin, Mailbox Features altında Mail Flow ayarlarına tıklamanız gerekecektir. Bu, Yönlendirmeyi Etkinleştir seçeneğine sahiptir. Bu seçeneği etkinleştirmeniz ve yönlendirilecek iç gelen kutusunu/iç iletişim kişisini seçmeniz gerekecektir.