Destek E-posta Adresinizi Ayarlama

Şu tarihte değiştirildi Cum, 21 Tem, 2023 şunda: 4:50 AM

Freshservice'e kaydolduktan sonra yapmak isteyeceğiniz ilk şey, çalışanlarınızdan istek almaya başlamaktır. Bunu yapmanın en yaygın yolu, kullanıcılarınızın çağrı oluşturabilecekleri ve hizmet istekleri gönderebilecekleri bir destek e-posta adresi ayarlamaktır.

Freshservice hesabınız varsayılan olarak < support@sirketiniz.freshservice.com > gibi görünen bir varsayılan adresle gelir. Bu adrese gönderilen herhangi bir e-posta, Freshservice içinde otomatik olarak bir bilete dönüştürülür. Kendi özel e-postanızı (örneğin; < help@sirketiniz.com
>) birincil destek e-postanız olarak ayarlayabilir ve hatta belirli gruplar için özel e-posta adresleri ekleyebilirsiniz. Yönetilen Hizmet Sağlayıcıysanız , MSP moduna geçebilir ve şirketler için ayrı e-posta adresleri ekleyebilirsiniz.

Destek E-postanızı Kurmak İçin Hızlı Kılavuz

1. Freshservice'te destek posta kutunuzu kurun

Freshservice hesabınıza giriş yapın.
Yönetici sekmesi altında, Kanallar -> E-posta Ayarları ve Posta Kutuları'na gidin
Küresel Destek E-postaları altında, düzenlemek için birincil hizmet masası adresine tıklayın. Birden çok destek e-posta adresi oluşturmak için Yeni E-posta Ayarları'na da tıklayabilirsiniz.
Destek e-postanıza bir ad verin (Şirketim Yardım Masası gibi). Bu, müşterilerinizin yanıt e-postalarınızda gördüğü "Kimden" adı olacaktır.
Destek e-posta adresinizi girin. Bu aynı zamanda hizmet masanızdan göndereceğiniz e-postaların cevap adresi olacaktır.
Yeni e-posta yapılandırmanızı kaydedin.

2. E-postanızı doğrulayın ve iletme kurallarını ayarlayın

Yardım masanızdan girdiğiniz e-posta kimliğine bir e-posta almış olacaksınız.
E-postanızı onaylamak için e-postadaki doğrulama bağlantısını tıklayın. Bağlantıyı kopyalayıp tarayıcınıza da yapıştırabilirsiniz.
Gelen e-postaları Freshservice tarafından belirlenen e-posta kimliğinize (support@sirketiniz.freshservice.com) yönlendirmek için posta kutunuzda bir kural oluşturun

3. Teslim edilebilirliği artırmak için bir SPF kaydı oluşturun

Bazen alıcınızın posta sunucuları, Freshservice üzerinden gönderdiğiniz e-postaları SPAM olarak işaretleyebilir. Bunun nedeni, freshservice.com'u sizin adınıza e-posta göndermek için henüz "yetkilendirmemiş" olmanızdır. E-postalarınızın doğru bir şekilde teslim edildiğinden emin olmak için, DNS sunucularınızda bir SPF (Sender Policy Framework) kaydı oluşturmalısınız.

Email.freshservice.com'u dahil etmek için DNS Bölgesi dosyanızda bir SPF kaydı oluşturun. SPF kayıtları hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz .

Gizli e-posta ekleme

Üst düzey yönetim, temsilci olarak eklenmeden desteğinizde neler olup bittiğini bilmek isteyebilir. Destek posta kutusunu kurarken bu e-posta adreslerini Gizli olarak ekleyebilirsiniz.

BCC kurulumu hakkında hızlı kılavuz

Destek portalınızda Yönetici olarak oturum açın.
Kanallar -> Diğer Kanallar'a gidin.
Diğer Kanallarda Destek Portalı'nı seçin
Listelenen destek e-postalarının üzerindeki Gizli Ekle bağlantısını tıklayın.
BCC olarak eklemek istediğiniz tüm e-posta adreslerini virgülle ayırarak yazın.
Kaydet'e tıklayın, BCC e-posta adresleri hemen eklenecektir.

E-postaları özel bir gelen kutusundan destek portalınıza iletme

Bazen müşterileriniz doğrudan destek temsilcilerinize e-posta gönderebilir veya destek biletlerine dönüştürülmesi gereken e-postalarla dolu bir posta kutunuz olabilir. Bu, yalnızca onları destek e-posta adresinize yönlendirerek yapılabilir. Doğrulanmış bir acentenin e-posta adresinden yönlendirilen biletler, e-postayı acenteye gönderen müşteri adına oluşturulacaktır. Ancak bir posta kutusundan (bu posta kutusunun bir aracıyla ilişkili olmadığı durumlarda) mevcut e-postaları ilettiğinizde, istekte bulunan kişi posta kutusu olur ve biletin zaman damgası, e-postanın iletildiği saat olur.

Not : Lütfen e-postaları bilete dönüştürmek için Grup E-postası kullanmayın. Gmail ve diğer birkaç sağlayıcı, grup e-postalarına bir e-posta gönderildiğinde e-posta bildirimlerini engeller. Bazen biletler oluşturulmaz ve bununla ilgili bir günlüğümüz olmaz.

Ayrıca, Freshservice'te yapılandırdığınız posta kutularından birinden diğerine bir e-posta gönderildiğinde (veya yapılandırılan posta kutularından biri CC'deyse), bilet oluşturulmaz. Bu, e-posta döngüsünü önlemek için yapılmıştır. Bu nedenle, bilet oluşturmak için e-postaları desteğe yönlendirmek her zaman daha iyi bir fikirdir.

Exchange/Office 365 Müşterileri için

Microsoft kuralları, e-postaların diğer kişiye 'yönlendirileceğini' belirtir.

Paylaşılan posta kutusunun özelliklerini kontrol edin, Posta Kutusu Özellikleri altında Posta Akışı ayarlarına tıklamanız gerekir. Bunun, Yönlendirmeyi Etkinleştir seçeneği vardır. Bunu etkinleştirmeli ve yönlendirilecek dahili posta kutusunu/kişiyi seçmelisiniz.