DocuSign Orchestration Uygulaması için Örnek Kullanım Senaryosu - Çalışan İzin İşlem

Bu kullanım senaryosunda, DocuSign entegrasyonunu kullanarak çalışan izin işlemini otomatikleştireceğiz. İzin formu, süreçte yer alan tüm ilgili paydaşlara gönderilecektir. 

Bu kullanım senaryosunun kurulumu dört bölüme ayrılabilir: 

1. DocuSign Şablonunun Tanımlanması 

2. Freshservice'de Bir Hizmet İsteği Öğesinin Oluşturulması 

3. Konum ve İş Birimi Eşlemelerini İçeren Özel Nesnelerin Tanımlanması 

4. Çalışan İzni için Bir İş Akışının Tanımlanması 

Docusign Şablonu

Bir örnek şablon, çalışan izin formunu içeren DocuSign'da tanımlanır. Şu alıcı alıcı rollerini içerir: 

1. İş Birimi Yöneticisi

2. IT Personeli

3. IK Personeli

4. Yönetici

5. Çalışan

Bu şablonun şablon kimliğini iş akışı otomasyonumuzda kullanacağız. 

Bu, DocuSign'da oluşturduğumuz örnek şablon tanımına başvurabilirsiniz. 

Hizmet İsteği 

Otomatörde iş akışını kurabilmek için Freshservice'te bir hizmet isteği öğesi ve özel bir nesne oluşturmamız gerekecektir. 

Hizmet isteği, üç adet açılır kutu arama alanı içerecektir: 

• Çalışan (Tüm Kullanıcılara Arama "All Users" içinden arama) 

• Konum (Konuma Arama "Location" içinden arama) 

• İş Birimi (Departman'a Arama "Department" içinden arama) 

Özel Nesneler

Bu kullanım senaryosu için, çalışanın izni için onay gereken farklı paydaşları özel bir nesnede saklayacağız. 

1. "İş Birimi Eşlemesi" adlı nesne, her İş Birimi için İK İş Ortakları ve İş Birimi Yöneticilerini saklamak için kullanılacaktır. İşte bu nesnede bulunan alanlar: 

2. "Konum Eşlemeleri" adlı nesne, belirli bir konum için Tesisler Müdürü ve BT personelini saklamak için kullanılacaktır. İşte bu nesnede bulunan alanlar: 

İş Akışı Tanımı 

İşte çalışan izni otomasyonu için tanımlanan iş akışının genel bir özeti. Bu iş akışının adımları bu belgede daha ayrıntılı olarak açıklanmıştır. 

Adım 1

İş akışının sadece Çalışan İzni hizmet öğesi gönderildiğinde çalıştığından emin olmak için uygun Olay ve Koşul Düğümü yapılandırarak başlayın. 

Adım 2

Bir Okuma düğümünü içeri çekin ve yapılandırın. Bu düğüm, Hizmet İsteği formunda girilen Konuma dayalı olarak "Konum Eşlemeleri" özel nesnesini okumak için kullanılacaktır. Bu sayede Tesisler ve BT Personel bilgilerini elde edebilirsiniz. 

Adım 3:

Şimdi başka bir Okuma düğümünü içeri çekin ve yapılandırın. Bu düğüm, Hizmet İsteği formunda girilen İş Birimine dayalı olarak "İş Birimi Eşlemesi" nesnesini okumak için kullanılacaktır. Bu sayede İK İş Ortağı (HR BP) ve İş Birimi Yöneticisi (BU Head) bilgilerini alabilirsiniz. 

Adım 4:

Artık ihtiyacımız olan tüm paydaşlara sahip olduğumuza göre, DocuSign uygulama eylemini bir taslak zarf oluşturmak için çağırabiliriz. Aşağıdaki yapılandırmayla başka bir DocuSign uygulama eylem düğümü içeri çekeriz: 

        Uygulama Adı: DocuSign - Orch

        Uygulama Eylemi: Şablona Dayalı Taslak Zarf Oluşturma

Girişleri Yapılandırırken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar: 

• template_id: DocuSign şablon kimliği, uygulama düğümünde sabit olarak belirlenmelidir. 

• recipient_role_names - DocuSign şablon rol isimleri de sabit olarak belirlenmelidir. 

• recipient_emails -  Alıcıların e-posta kimlikleri, 2. ve 3. Adımdaki okuma düğümleri kullanılarak özel nesnelerden okunur ve yer tutucu olarak kullanılır. Kuruluştan ayrılan çalışanın e-posta kimliği, hizmet isteğindeki "Çalışan" arama alanı için bir yer tutucu kullanılarak alınır. 

• recipient_names - Alıcıların isimleri, 2. ve 3. Adımdaki okuma düğümleri kullanılarak özel nesnelerden okunur ve yer tutucu olarak kullanılır. Kuruluştan ayrılan çalışanın adı, hizmet isteğindeki "Çalışan" arama alanı için bir yer tutucu kullanılarak alınır. 

• recipients_routing_order - İsteğe bağlı olarak, zarfın alıcılara gönderileceği yönlendirme sırasını belirtebilirsiniz. Bu, zarf belgesinin önceki alıcının (yönlendirme sırasına göre) belgeyi tamamladığını doğrular ve zarfın ardışık alıcıya yalnızca önceki alıcı (yönlendirme sırasına göre) belgeyi tamamladığında iletilmesini sağlar. 

Adım 5:

Koşul düğümü ile taslak zarfın başarıyla oluşturulup oluşturulmadığını doğrularız. Eğer oluşturulduysa, aşağıdaki yapılandırmaya sahip başka bir DocuSign uygulama eylem düğümü içeri çekeriz. 

Uygulama Adı: DocuSign - Orch

Uygulama Eylemi: Zarf Gönder

Girişleri Yapılandırırken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar: 

template_id - Şablon kimliği, Adım 4'teki uygulama düğümünün yanıtında alınır. Şablon kimliğini aşağıda gösterildiği gibi bir yer tutucu olarak kullanırız.