İş Süreçlerinizi Otomatikleştirin

Zoho CRM, her yeni müşteriye hoş geldiniz e-postası göndermekten onlarla düzenli takiplere kadar bir işletmeyi yönetme sürecinin tamamını sizin için kolaylaştırmayı amaçlar ve hatta onları daha iyi önceliklendirmenize yardımcı olmak için müşteri adaylarınıza puanlar verir. Otomasyonla, ekibinizin veya iş süreçlerinizin verimsizliklerini kolayca giderebilir ve yine de şirketinizin üretkenliğini ve büyümesini artırmak için diğer önceliklere odaklanmak için yeterli zamanınız olur.

Bir senaryo düşünelim, Zylker'daki işe alım ekibi, işe alma sürecinde manuel olarak gerçekleştirmeleri gereken görevlerin sayısı karşısında şaşkına dönmüştür. Başvuruların alınmasından, mülakatların düzenlenmesine, test kağıtlarının değerlendirilmesine ve çağrı mektuplarının gönderilmesine kadar, dahil olan birkaç ekip vardır ve bu, kaosa veya istenmeyen gecikmelere yol açabilir. Tüm bu sürecin otomatikleştirilmesi, İK'ların başvuruları gözden geçirmesine ve iş için en uygun adayları hızla seçmesine yardımcı olacak, bu da onlara diğer önemli görevlere odaklanmaları için yeterli zamanı verebilir ve ayrıca işe alım sürecinin verimli sonuçlarla daha hızlı tamamlanmasını sağlayabilir.

Doğru araçları doğru amaç için kullanmak, günlük iş faaliyetlerini etkili bir şekilde otomatikleştirmenin ve genel verimliliği artırmanın anahtarıdır. Zoho CRM'in otomasyonu aşağıdaki özelliklerden oluşur:

Atama Kuralları:

Atama kuralları, bir kullanıcıya otomatik olarak kayıt atamanıza izin verir. Diyelim ki içe aktarılacak 2.500 potansiyel müşteriniz var ve hepsini CRM hesabınızdaki bir kullanıcı olan James'e atamak istiyorsunuz. Atama kurallarını kullanarak bunu kolayca yapabilirsiniz.

Onay Süreci:

Bazı iş süreçleri, eylem gerçekleştirilmeden önce üstlerin onayını gerektirir. Onaylarını manuel olarak almak çok zaman alabilir. Zoho CRM, bu süreci otomatikleştirerek sizin için işleri kolaylaştırır.

Basit bir örnek verelim: Zylker'deki geliştiriciler, bir cihazı yükseltmeden veya yeni bir cihaz almadan önce yöneticilerinden onay almak zorundadır. Bu isteğin e-posta yoluyla gönderilmesi, yöneticinin gelen kutusunda kolayca gözden kaçırması nedeniyle riskli olabilir. Bu durumu önlemek için, yöneticinin talebi basit bir tıklama ile onaylamasını sağlayan onay süreci oluşturun.

İş Akışı Kuralları: 

Herhangi bir iş sürecinde, bir müşteriyi takip etmek, bir müşteri adayıyla iletişime geçildikten sonra müşteri adayı durumunu güncellemek ve bir müşteri adayı için görev eklemek gibi belirli işlemler düzenli olarak gerçekleştirilir ve çok zaman alır. Bu süreçleri otomatikleştirmek ve manuel çalışmayı en aza indirmek için iş akışı kurallarını kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki senaryoya bakalım:

Zoho CRM'de yüksek öncelikli potansiyel müşteriler yakalandığında, Lider Sahibi aşağıdaki eylemleri gerçekleştirmek ister:

  -İlgili yöneticiye e-posta bildirimi gönder

.

  -Potansiyel müşteri durumu alanını "İletişime Geçildi" olarak güncelleyin.

Bu süreç, az sayıdaki yüksek öncelikli müşteri adayları için çok uzun sürmeyebilir, ancak ne kadar fazla müşteri adayı olursa, o kadar fazla iş gerekir.

Zoho CRM'de bir iş akışı kuralı oluşturun, böylece bir müşteri adayı oluşturulduğunda ve Yüksek Öncelikli olarak etiketlendiğinde ilgili yöneticiye hemen bildirim gönderilir ve durum alanı İletişim Kuruldu olarak güncellenir. Bu, hesaba her yüksek öncelikli müşteri adayı eklendiğinde otomatik olarak gerçekleşir.

Ayarlar > Otomasyon > İş Akışı Kuralları'nı takip ederek ulaşabilirsiniz.

Planlama:

Plan, başarılı bir satış süreci için çok önemli olan tüm unsurların işlevsel, görsel bir temsilidir. Süreciniz için bir plan tasarlamak, bir yolculuğa başlamadan önce en verimli rotayı planlamaya benzer: hedeflerinize giden yolda kalmanıza yardımcı olur.

Hesabınıza müşteri ekleme sürecinize bakalım. Hesabınıza eklemek için önce bir müşteri adayıyla ilgili ayrıntıları toplamanız, ardından iletişim kurmanız gerekir. İletişim kurmaya çalıştığınızda müşteri adayınız aramanıza cevap vermeyebilir, bu durumda ertesi gün tekrar denemeniz gerekir. Liderinizle başarılı bir şekilde iletişim kurduğunuzda, olası sonuçlar şunlar olabilir:

1) Lider ilgilenmiyor.

2) Müşteri adayı meşrudur ve etkileşim kurmaya başlayabilirsiniz

Bunlardan hangisinin müşteri adayı için geçerli olduğunu belirlemek önemlidir, böylece hangi müşteri adaylarının peşine düşmeye değer olduğunu ve nasıl takip edeceğinizi belirleyebilirsiniz. Müşteri adayını CRM'de kategorize etmek, müşteriye doğru düzeyde dikkat gösterilmesini ve satış temsilcisinin atılacak sonraki adımları anlamasını sağlar.

Programlar:

Programlar, anında veya belirli bir zamanda yürütülecek otomatik eylemler ayarlamanıza olanak tanır. Bu programları günlük, haftalık veya aylık olarak çalıştırmayı da seçebilirsiniz. Programlar ayrıca, verileri üçüncü taraf uygulamalarıyla entegre etmenize ve senkronize etmenize olanak tanır.

Hareketler:

Satış sürecinizdeki çeşitli eylemler, eylemler yardımıyla otomatikleştirilebilir. Zoho CRM, beş farklı eylem gerçekleştirmenizi sağlar. Bunlar aşağıdaki gibidir:

E-posta Bildirimleri: 

Müşteri adaylarınıza veya kişilerinize gönderilecek e-posta bildirimleri oluşturun. E-posta bildirimleri bir iş akışı kuralıyla ilişkilendirildiğinde otomatik olarak tetiklenir. Örneğin, CRM hesabınıza müşteri adayı eklendiğinde bir karşılama e-postası gönderebilirsiniz.

Görevler:

CRM hesabınızdaki kullanıcılar için görevler oluşturun. Örneğin, CRM hesabınıza müşteri adayı eklendikten sonra bir kullanıcıya görevler atamak istiyorsanız, görevi oluşturabilir ve otomatik olarak atanması için iş akışı kuralıyla ilişkilendirebilirsiniz.

Alan Güncellemeleri:

CRM alanlarını uygun değerlerle güncelleyin. Örneğin, bir görev tamamlandığında müşteri adayı durumu alanını İrtibat Kuruldu olarak güncellemek isterseniz, bunu bir alan güncelleme eylemi oluşturarak ve bunu bir iş akışı kuralıyla ilişkilendirerek yapabilirsiniz.

Web kancaları:

CRM hesabınızda belirli olaylar meydana geldiğinde üçüncü taraf bir uygulamaya web bildirimleri gönderin.

Özel İşlevler: 

CRM'deki veya bir üçüncü taraf uygulamasındaki kayıtları güncellemek için özelleştirilmiş programlama komut dosyalarını yürütmenize olanak tanır.

Vaka Yükseltme Kuralları:

Bazı görevler, çeşitli nedenlerle atandığı kişi tarafından yerine getirilmeyebilir. Görevin zamanında tamamlanmasını sağlamak için görevi kuruluş hiyerarşinizdeki bir sonraki üyeye yükselten vaka yükseltme kuralları ayarlayabilirsiniz.

Puanlama Kuralları:

Puanlama kuralları, dikkatinizi gerektiren kayıtlara konsantre olabilmeniz için zaman ayırmaya değer kayıtları belirlemenize yardımcı olur. Satış hattınızda ilerlemeyen kayıtlar için uygun eylemleri de belirleyebilirsiniz.